Uniformed Service Section

A.    Struktur Organisasi Uniformed Service

      Uniformed Service merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam operasional suatu hotel, terutama untuk menciptakan citra yang positif. Hal ini dikarenakan tamu hampir selalu berhubungan dengan bagian ini, dimulai dari kedatangan, selama tinggal dan ketika meninggalkan hotel.

    Kelengkapan  petugas dalam memberikan layanan kepada tamu berdasar pada skala/ ukuran hotel, yaitu

a)   Hotel berukuran besar

        Hotel berukuran besar dituntut memberikan pelayanan yang spesifik terhadap kebutuhan dan kepentingan tamu. Oleh karena itu, hotel ini harus memiliki jumlah petugas yang lebih banyak dengan spesifikasi tugas masing – masing. Dengan demikian ,diharapkan petugas bisa memberikan pelayanan maksimal untuk memperoleh kepuasan tamu.

        Kelengkapan petugas dalam Uniformed Service untuk masing – masing   hotel mungkin berbeda tergantung dari kebijakan dan tujuan manajemen hotel bersangkutan.

              b). Hotel berukuran kecil

Hotel berukuran kecil biasanya tidak terlalu spesifik dalam membagi bidang – bidang kerja petugasnya. Seseorang petugas dari bagian Uniformed Service bisa merangkap dan melakukan beberapa pekerjaan sekaligus. Bagian Uniformed Service dalam hotel kecil biasanya menyatu dengan bagian front office dan brtanggung jawab kepada reception.

                                                                                                                                                                      

B.      Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Uniformed Service

Struktur Organisasi Uniformed Service
1.    Concierge:
§  Menjalankan peraturan di seksi concierge
§  Mengatur jadwal kerja bawahan
§  Melaksanakan latihan bagi bawahan
§  Menetapkan tugas dan tanggung jawab bawahan
§  Menyiapkan dan memberikan pelayanan kepada tamu (e.g. mail, keys, messages, postage, paging, tickets, etc.

2.    Bellboy
§  Memberikan pelayanan pengangkatan barang tamu tiba , pindah kamar dan berangkat
§  Memberikan bantuan kepada tamu
§  Mengantar tamu ke meja pendaftaran
§  Mengantar tamu ke kamar
§  Melakukan tugas-tugas suruhan (Running Errands)
§  Menjaga lobby tetap bersih dan rapi
§  Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi
§  Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu

3.    Bell Captain
§  Mengawasi kerja bawahan di seksi concierge
§  Melengkapi informasi (e.g. Maps, airlines/shipping/train/bus timetable, special events, etc.)
§  Melengkapi: Errands Control Sheet dan Bell Boy Control Sheet
§  Melaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi concierge.


4.     Car Valet
§  Mengatur lalu lintas dan penempatan kendaran di area parkir hotel
§  Memarkirkan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel
§  Menjaga keamanan kendaraan tamu-tamu dan pengunjung hotel di area parkir hotel
§  Mencatat nomor-nomor polisi kendaraan yang masuk dan keluar area parkir hotel

5.    Doorman
§  Membuka dan menutup pintu kendaraan/ mobil/ taxi (Helping guests in and out of taxis/cars)
§  Menjaga Main Entrance tetap bersih dan rapi
§  Membantu Car Valet dalam mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan di hotel
§  Memanggil taxi
§  Menaikkan dan menurunkan bendera

6.        Cloakroom Attendant
§  Menjaga barang-barang milik tamu ditempat penitipan (e.g. hat, coat, umbrella, hand bag, etc.)
§  Menangani penitipan barang-barang bawaan milik tamu
§  Menjaga agar tempat penitipan selalu bersih dan rapi

7.    Elevator Operator
§  Menoperasikan lift atau elevator di hotel
§  Mengantar tamu dengan menggunakan lift
§  Menjaga lift atau elevator tetap bersih
§  Menjaga agar petugas lift tetap ada setiap saat
§  Mencegah dan menghindari orang-orang atau tamu yang tidak dibenarkan mengoperasikan lift (orang tua, anak-anak, orang cacat, dan wanita hamil)

8.       Pageboy
§  Menyampaikan pesan tamu dengan berbagai media : paging tray, paging board, paging lamp or loudspeaker).  Dibeberapa hotel, pageboy juga melakukan tugas-tugas message boy bila tidak ada petugas message boy.

9.    Message boy
§  Mengantar pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar dan lain-lain

10.    Courier atau Porter
§  Menjemput dan mengantar tamu
§  Mengantar dan mengambil surat dari dan ke Kantor Pos
§  Melakukan tugas-tugas keluar (membeli tiket, dsb)

11.       Inquiry clerk
§  Menjawab permintaan-permintaan informasi (memberikan informasi)
§  Mendistribusikan surat-surat, fax, telegram dan lain-lain
§  Menjual surat kabar, majalah, tiket teater, tiket hiburan dan sebagainya

C.      Jenis – Jenis Barang Bawaan Tamu

1. Trunk

Trunk adalah sebuah tas atau koper besar untuk membawa pakaian dan perlengkapan lain seperti perlengkapan film dan lainnya.

2.    Suit case

Suitcase biasanya digunakan saat perjalanan untuk membawa pakaian. Tas ini sering dikenal dengan koper pakaian. Bentuknya ada 2 :

a.        Hard suitcases terbuat dari  metal atau plastic.

b.        Soft suitcases terbuat dari kulit, kain atau kain kanvas.

3.   Hand Bag (Satchel)

Sebuah jenis tas yang terbuat dari bahan yang lembut (soft material) seperti kulit, plastik, kain, atau kanvas yang diberi lapisan didalamnya yang mana biasanya tas ini dibawa dengan cara menenteng.  Tas ini biasanya untuk membawa barang-barang yang sifatnya ringan dan sering diperlukan dalam perjalanan (majalah, buku, minyak angin, sisir, handuk, peralatan mandi dsb).

4.   Brief Case

Bentuknya hampir sama dengan hand bag namun biasanya dipakai oleh laki-laki. Tas tangan ini biasanya digunakan oleh para Businessman untuk membawa dokumen, tiket, telephone seluler, surat-surat penting, uang, dsb).

5.   Cosmetic Case (Beauty Case, Vanity Case)

Tas untuk menyimpan berbagai perlatan kosmetika. Tas ini biasanya dibawa oleh wanita selama dalam perjalanan. Penempatan cosmetic case pada bellboy/bellman trolley, umumnya di atas tumpukan yang keras.

6.   Hat Box

Tas untuk menyimpan atau membawa topi. Biasanya bentuknya menyerupai topi yang dibawa.

7.   Haversack

Tas kanvas untuk membawa pakaian dan atau makanan. Tas ini biasanya dikenal dengan tas tentara.

8.   Val –Pak (Val Case)

Val case adalah sejenis tas pakaian yang dapat dilipat, biasanya tas ini dapat digantungkan.

9.   Traveling Bag (Shoulder-Bag)

Traveling bag adalah tas kecil atau sering disebut tas pundak, biasanya digunakan oleh para pendaki gunung atau anak sekolah. Cara membawanya dengan menggantungkannya dipundak (shoulder).

10. Garment Bag (Valet bag, Suit bag)

Garment bag biasanya terbuat dari kulit, kain atau plastik. Tas ini biasanya untuk membawa baju jas, jaket, celana dsb dan bisa digantung di hanger.

11. Golf Case

 Tas untuk membawa perlengkapan olah raga golf. Penempatan golf bag pada bellboy/bellman trolley umunya di bagian paling bawah pada posisi berdiri.

12. Camera Case

Tas untuk membawa perlengkapan foto seperti camera body, lensa, flashes dan sebagainya .

D.   Jenis –jenis Tanda pada Barang Tamu

Metode Penanganan Barang (Handling Methods)

Ada berbagai metode penanganan barang bawaan tamu, atau disebut sebagai Handling Methods, Yaitu ;

1. Lifting

Lifting adalah teknik mengangkat barang tamu. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam mengangkat barang bawaan tamu adalah dengan memeriska tanda yang terdapat pada kemasan barang tersebut.

Bellboy harus memperhatikan kondisi barang dan tanda penanganan barang seperti dibawah ini;

Gambar	Keterangan
	“This Way Up”, tanda yang menunjukkan arah atas penempatan/penyimpanan barang.
	“Fragile”, tanda yang menunjukkan bahwa isi barang ini mudah pecah.
	Tanda yang menunjukkan maksimal tumpukan dalam penyimpanan.
	Tanda yang menunjukkan : ·         Tidak boleh basah atau kena hujan. ·         Penyimpanan pada tempat kering.

2. Stacking

Stacking adalah  teknik meletakkan atau menumpuk barang dengan cara yang benar dan tepat untuk menghindari kerusakan atau keretakan pada barang. Berikut ini prinsip-prinsip yang benar dalam menumpuk barang:

a. Menumpuk dan Meletakkan tas/barang yang paling keras dibagian bawah.

b. Menumpuk dan Meletakkan tas/barang yang paling tebal dibagian bawah.

c. Menumpuk dan Meletakkan tas/barang yang paling besar dibagian bawah.

Teknik meletakkan barang tersebut harus mendapatkan perhatian sepenuhnya dari bellboy. Ketika meletakkan barang pada bellboy trolley, pada bagasi mobil/taksi/bus, petugas harus memperhatikan prinsip-prinsip tersebut diatas.

E.      Jenis –Jenis Peralatan Uniformed Service

Jenis –jenis peralatan yang ada di Uniformed Service yaitu :

1. Paging board

Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

2. Pigeon Hole

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini

3. Luggage trolley

  

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

F.      Jenis – jenis Formulir Uniformed Service

Formulir kerja harus dipersiapkan dengan baik oleh bellman guna menunjang operasional penanganan barang bawaan tamu. Kelengkapan formulir-formulir akan membantu bellman melaksanakan aktivitas kerja yang efektif dan efisien. Beberapa formulir yang harus dimiliki di antaranya adalah sebagai berikut.

a)   Luggage tag

Luggage tag digunakan untuk menandai barang tamu yang check in / check out.

b)   Luggage Claim Tag digunakan untuk menandai barang-barang tamu yang dititipkan di Bellboy.

c)   Bellboy/Bellman Errand card

Formulir ini digunakan oleh bellboy/bellman untuk mencatat segala aktivitas yang berhubungan dengan penanganan barang bawaan tamu sejak tamu tiba,sela tinggal jika terjadi perpindahan kamar,dan ketika tamu meninggalkan hotel. Kartu yang sudah diisi segera dilaporkan kepada bell captain untuk selanjutnya dimasukkan dalam bellboy control sheet.

d)   Bellboy/ Bellman Control Sheet

Bellboy/bellman control sheet adalah kartu atau formulir pengawasan yang digunakan oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bellboy selama menangani barang bawaan tamu saat tiba,pindah kamar atau berangkat meninggalkan hotel. Formulir ini berdasarkan dari data bellboy errand card.

e)   Errand Control Sheet

Kartu atau formulir ini digunakan bell captain untuk mengawasi seluruh kegiatan bellman selama bertugas. Dengan memantau formulir ini, bell captain dapat mengevaluasi kinerja dari bellman serta dapat memonitor petugas yang menangani masing-masing barang.